Stanchi delle riunioni inutili? Consigli per renderle efficaci

Stanchi delle riunioni inutili? Consigli per renderle efficaci

Il confine tra un meeting utile e uno inefficace? Agenda, partecipanti e durata sono fattori fondamentali: ecco come evitare riunioni inutili

A una recente conferenza TED (Technology, Entertainment, Design) è emerso che, ogni anno, amministratori e dirigenti sprecano tra il 40% e il 50% delle ore totali di lavoro in meeting e tavole rotonde per discutere qualsiasi dettaglio riguardi l'attività dell’azienda. Sono sempre necessarie le riunioni di lavoro?

Negli Stati Uniti si stima che gli incontri aziendali facciano perdere circa 37 miliardi all'anno di produttività. In Italia la tendenza dei meeting è esplosa negli ultimi dieci anni. Riunirsi per scambiare idee e opinioni o organizzare gli incarichi all'interno di un'azienda può rendere più produttiva l'impresa, ma solo se si seguono alcune regole. Ecco 7 consigli per gestire meeting efficaci. O almeno iniziare a farlo.

PREVEDERE L’OBIETTIVO DEL MEETING

Prima di inviare l'invito ai partecipanti, la cosa più importante è individuare quale risultato si vuole raggiungere durante il meeting. Chiedersi se è indispensabile riunire più persone e soprattutto aver chiaro il motivo della riunione: bisogna prevedere l'obiettivo da raggiungere. Altrimenti è inutile incontrarsi. Meglio uno scambio di mail. O magari iniziare a utilizzare Slack, la app per la comunicazione tra team che permette di razionalizzare le email suddividendole in base agli argomenti di discussione, attraverso l’uso di hashtag, creando così dei canali tematici.

Votata come la “miglior start up al mondo” nel 2015 secondo il sito Inc.com, Slack vale 3,6 milioni di dollari e ha quasi 2 milioni di utenti (clienti come Amazon, eBay, Sony) e un fatturato di 45 milioni di dollari. Gli analisti sono sicuri: l’ideatore Stewart Butterfield, 42enne canadese, ha capito il punto debole di molte aziende e ha creato la “killer app” per governare il flusso di comunicazioni interne ai gruppi di lavoro e diminuire in modo drastico le ore spese in riunioni.

INVIARE L’AGENDA AI COLLEGHI

Per evitare che, una volta entrati nella sala, si inizi a discutere su temi non attinenti allo scopo della riunione, tutti devono conoscere di cosa si parlerà durante l’incontro. Prima del meeting sarebbe utile scrivere un elenco degli argomenti da trattare, delle problematiche che si vogliono risolvere e mandare la lista a tutti i partecipanti. La tecnologia può essere di aiuto: programmi come Doodle di Google o Meetings permettono di segnare sul calendario l’appuntamento, inviare l’invito, confermare la presenza e anche annotare l’ordine del giorno. Un semplice foglio elettronico condiviso con tutti i partecipanti può dimezzare il tempo speso per l’organizzazione dell’evento.

Per chi usa dispositivi mobili Android c’è anche il Calendario delle Google Apps for Work: c’è la funzione “Find a time” con la quale è possibile aggiungere il contatto della persona, o delle persone, che si vuole incontrare lasciando che sia la stessa app a cercare i momenti liberi nelle agende di tutti i partecipanti alla riunione e a suggerire quindi l’orario in cui possono essere tutti disponibili.

MEGLIO POCHI, MA BUONI

Meglio non essere in troppi. Secondo il Guardian il numero giusto per un meeting dovrebbe essere di sei persone. Al massimo di dieci. Chiamate solo chi è strettamente necessario. Troppe teste aumentano il rischio di portare fuori strada il discorso. Se c’è bisogno di contattare persone fuori sede si può utilizzare il sempre valido Skype (anche nella versione business Windows Lynch) o Kadrige iSharing, che permette di condividere contenuti interattivi, organizzare incontri a distanza e svolgere sessioni di training per centinaia di utenti collegati simultaneamente.

RELATORE PRESENTE E REPORT FINALE

Fondamentale durante la riunione un relatore per condurre il dibattito: prende per primo la parola, riporti il discorso sul tema da chiarire se qualcuno tende a spostarlo dal vero motivo dell'incontro, sintetizzi ed evidenzi le reali necessità. Utile è anche qualcuno che prenda nota su tutto ciò che emerge durante il meeting in modo da riassumere e inviare un report ai partecipanti per ricordare di cosa si è parlato.

NON (PER FORZA) TUTTI DEVONO PARLARE

Meglio evitare il sistema “tavola rotonda” nel quale tutti prendono la parola uno alla volta secondo un ordine stabilito. Questo tipo di organizzazione porta alcuni colleghi a intervenire solo perché devono e non perché hanno realmente qualcosa da dire. Così, chi non sta parlando perderà facilmente l'attenzione e il meeting si concluderà con un nulla di fatto.

NIENTE PROROGHE: RISPETTARE GLI ORARI

Se la riunione inizia alle 10 tutti devono essere puntuali e presenti in sala per iniziare. Così come, se si è previsto che il meeting sarebbe durato 30 minuti, è necessario che la conversazione termini dopo mezz'ora. Non concedere proroghe o il famoso “quarto d’ora accademico”. Quanto deve durare la riunione perfetta? Mai superare i 60 minuti, meglio 50. Poi “game over”. Il consiglio arriva dal sito TheMuse.com per mano di Julia Gifford: 52 minuti di lavoro e 17 di pausa. Al minuto 53 la concentrazione crolla (i dati sono della app DeskTime che monitora la produttività) e non la si recupera se non dopo 15 minuti di break nei quali si focalizzano i punti importanti e si dimenticano le cose inutili dette in riunione.

NO A SMARTPHONE E CIBO (SOLO CAFFÈ)

Durante un meeting nessuno deve rispondere al telefono. Il trillo di una chiamata o un messaggio fa perdere l'attenzione a tutti i presenti e sprecare tempo a causa dell'interruzione: il primo studio in merito è del 2013 per mano della University of Southern California’s Marshall School of Business. Oltre 500 impiegati intervistati nella ricerca: per l’86% di loro è inopportuno rispondere al telefono durante una riunione di lavoro formale e il 66% trova inopportuno rispondere a messaggi o email durante qualsiasi meeting con i colleghi.

Addentare una pizza, un panino o uno snack fa rumore e distrarrà i partecipanti. Mangiare durante un meeting di lavoro (che non sia durante un pranzo o un buffet) va contro le regole del galateo. Ma secondo Barbara Pachter, guru americana dell’etichetta professionale, autrice del best seller “The Essentials of Business Etiquette: How to Greet, Eat, and Tweet Your Way to Success” (l’essenziale dell’etichetta professionale: come salutare, mangiare e twittare verso il successo”) il cibo non deve mai abbinarsi a discorsi di lavoro. Via libera solo alle bevande: acqua, tè o caffè sono indispensabili per idratarsi e tenere alta l’attenzione . Indispensabile per la buona riuscita della riunione è l'attenzione.

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1 giugno 2016

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