Archivi aziendali digitali: quando la memoria diventa business

Archivi aziendali digitali: quando la memoria diventa business

Spesso dimenticati, quasi sempre sottovalutati, gli archivi di aziende e istituzioni sono anche un’occasione per proporre nuovi prodotti. Lo racconta Lucilla Less

Ha seguito un percorso formativo molto “umanistico”: laurea in lettere alla Sapienza di Roma, un praticantato presso la Pinacoteca di Monaco di Baviera, un corso di perfezionamento in Lingue moderne e un diploma alla Scuola superiore per archivisti e bibliotecari, sempre presso la prima Università romana. Ma la svolta, per Lucilla Less, è coincisa con l’incontro con il digitale. Ed è da questo incontro che oggi si aprono nuove opportunità di lavoro e impresa per le professioni della cultura.

Già nel 2000 Less si è occupata di riviste sul web, quindi, nel 2003, è passata alla creazione di un software per inventariare i documenti del World Food Programme dell’Onu. Quindi, dopo esperienze analoghe, il 6 maggio 2005 ha creato, con Michela Chiapponi, la ab-archivibiblioteche srl (con sede prima a Latina e ora a Roma): «Già nel nome volevamo rendere chiaro di che cosa ci occupiamo», anticipa Lucilla Less. «Non siamo stati i primi, ma abbiamo individuato una nicchia: la consulenza per la digitalizzazione e la valorizzazione degli archivi sul web. E quello ha fatto la differenza».

Da dove avete cominciato?

«Dai servizi più usuali, ossia dal riordinamento degli archivi, dagli inventari, dai sistemi che li rendessero fruibili. Perché questo è il punto: un quadro prezioso chiuso nei depositi sarà pur ben conservato, ma non serve quasi a nessuno. Invece noi crediamo che quadri, archivi e biblioteche non vadano solo custoditi, ma usati. Sembra un’ovvietà e invece è un salto culturale».

Dalla conservazione all’utilizzo… e qui comincia a intravedersi una possibilità imprenditoriale.

«Esatto. Noi abbiamo fondato una società che deve operare sul mercato. All’inizio ci siamo rivolti a realtà che conoscevamo. Ma sapevamo che qualsiasi istituzione o azienda con il tempo si crea un archivio. Tutto sta nel gestirlo in modo tale da non renderlo un costo ma un’opportunità. Per quanto riguarda il settore pubblico si dà quasi per scontato che un archivio vada ben conservato e che debba essere consultabile. Le aziende ne sono meno consapevoli, ma soprattutto spesso sembrano non vedere il valore monetario del loro archivio».

Come si spiega loro che “chi possiede un archivio possiede un tesoro”?

«In effetti è la parte più difficile del nostro lavoro. Innanzi tutto non è sempre facile spiegare in che cosa consista esattamente la nostra professione e perché abbia un certo costo: molti manager credono che per riordinare un archivio basti uno stagista, magari solo diplomato. Noi invece abbiamo tutti una formazione post-laurea. In più, tutti sono disposti a pagare per un software o una consulenza sulla riorganizzazione manageriale, ma nessuno pensa che riordinare un archivio debba costare».

E quindi?

«Be’ mostriamo loro come la valorizzazione di molti archivi aziendali abbia già dato i suoi frutti: penso a quelli di Pirelli, Peroni e Gentilini. Si tratta di archivi di immagini, bozzetti, architetture, pubblicità, pubblicazioni, opere d’arte. Alitalia, per fare un altro esempio, ha uno sterminato patrimonio di foto bellissime. Rendere disponibili questi archivi sul web significa dar valore alla propria storia e tradizione e quindi darsi valore sul mercato. Nei Paesi anglo-sassoni è ormai la prassi».

Ma non c’è solo l’immagine dell’azienda da valorizzare…

«No, anzi: pensi alle case di moda, a chi fabbrica gioielli, a chi fa prodotti di tutti i generi, dai biscotti ai bicchieri: poter accedere con facilità all’archivio aziendale significa fare nuovi progetti rielaborando quelli di un passato dimenticato, significa ricreare vecchie linee, ritrovare brevetti e idee, ripercorrere processi creativi. In questo caso però non si tratta di renderli disponibili a tutti. Al contrario: è un patrimonio da custodire gelosamente e a cui far accedere solo chi è dell’azienda. In questo caso dobbiamo preoccuparci anche della sicurezza».

Qual è la vostra specializzazione?

«Direi due: ci siamo concentrati sulla digitalizzazione. Che non vuol dire passare i documenti allo scanner, ma offrire un progetto di digitalizzazione dell’archivio che ne permetta poi un facile uso. Io dico sempre che bisogna evitare il “bidone digitale”, ovvero un contenitore in cui l’archivio, sia pur digitalizzato, è buttato alla rinfusa. E poi offriamo ai clienti un team. Noi siamo in cinque: ognuno sa fare cose specifiche. E le aziende hanno sempre bisogno di competenze specifiche».

24 febbraio 2016

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